会議のはじまりの「抜けます宣言」をされた話

今日の会議で、少しモヤモヤすることがありました。

開始してすぐ、参加者のひとりが「15分後に別の会議があるので途中で抜けます」と発言しました。
その瞬間、思わず「なぬっ？」と心の中でツッコミを入れてしまいました。

この会議は、毎週決まった時間に行っている定例のプロジェクト会議です。予定に入っているものなので、基本的にはその時間を空けておく前提だと思っていました。私自身も、他の業務を調整して参加しています。

それなのに、開始直後に「抜けます」だけ伝えられると、「予定に入ってなかったのかな？」と疑問に感じてしまいます。

さらに、代わりの人もおらず、資料や伝達事項の事前共有もなし。抜けた後の進行に支障が出ないか、不安になりました。
その人がいなくても問題ないかどうか、こちらからは判断できないのです。

事情があるのは仕方ありません。ただ、「前もって知らせておく」「一言託しておく」など、少しの配慮があれば、印象は大きく違ったと思います。

なぜ引っかかったのか

こうしたことが起きる背景には、今の働き方の変化があるように感じます。

リモートワークが普及してから、会議は手軽に設定できるようになりました。その一方で、1日のスケジュールが会議でびっしり埋まってしまうことも珍しくありません。

移動がない分、次の会議までの“余白”もなくなり、連続で何本も会議をこなすような状況が日常になっています。

そんな中でよくあるのが、「とりあえず参加」。関係ありそうだから入っておこう、顔を出しておけばいいかな……といった参加スタイルです。
でも、発言や準備がないまま参加するだけでは、会議の意味が薄れてしまいます。

すべての会議に完璧に臨むのは難しいですが、参加する以上は「その時間に何を持ち帰るか」を意識できると、ムダな会議も少しずつ減っていくのではないでしょうか。

途中で抜けること自体は仕方のないことだと思います。
ただ、それがあらかじめわかっているのであれば、事前に一言共有してもらえるだけで、印象はまったく変わります。

「後半抜けますが、前半で話せるよう調整します」「資料だけ先に共有しておきます」―そんなふうに一言あるだけで、周囲はスムーズに動けますし、不安も減ります。

また、会議を設定する側も「この人は全体出席が必要か？」「代わりを立てたほうがいいか？」を考えておくことで、無理のない運営ができます。

ちょっとした配慮や準備があるだけで、会議の雰囲気や進行はぐっと良くなると思います。

「15分で抜けます」と言われてモヤッとしたのは、自分が会議の時間をちゃんと確保していたからこそ、そこに対する姿勢の違いを感じたのだと思います。

会議が多い今の働き方では、全員が常にフル参加できるとは限りません。だからこそ、限られた時間をどう使うか、どう共有するかが大切になってきます。

ちょっとした声かけや準備があるだけで、会議の印象も進行も、ぐっと良くなるものです。
相手の時間を思いやること―それが、気持ちよく働くための基本なのかもしれません。